Datamigratie naar een nieuw CAFM-systeem

Nederlandse context

In Nederland werken veel facilitaire organisaties met systemen die al tien tot vijftien jaar in gebruik zijn (TOPdesk, Planon, Ultimo). De datastructuren en coderingen zijn in die tijd organisch gegroeid en vaak niet meer consistent. Bij overheidsorganisaties moet de datamigratie aantoonbaar voldoen aan de Archiefwet voor dossiervorming.

Kernbegrippen

Bronsysteem

Het bestaande CAFM-systeem waaruit data wordt geëxporteerd. De datakwaliteit van het bronsysteem bepaalt in grote mate de migratie-inspanning.

Datamapping

Het koppelen van velden uit het bronsysteem aan velden in het nieuwe systeem. Niet elk veld heeft een directe tegenhanger; sommige data wordt getransformeerd of samengevoegd.

Dataopschoning

Het corrigeren, aanvullen en verwijderen van data voordat deze wordt gemigreerd. Foutieve data migreren naar een nieuw systeem maakt het probleem groter, niet kleiner.

Proefmigratie

Een testmigratie met een subset of volledige kopie van de data om de mapping, transformatieregels en importprocedure te valideren voordat de definitieve migratie plaatsvindt.

Cutover

Het moment waarop het oude systeem wordt stilgezet en het nieuwe systeem in productie gaat. Vereist een bevriezing van data-invoer in het oude systeem.

Aanpak stap voor stap

Start de migratievoorbereidung zodra het nieuwe systeem is geselecteerd, niet pas bij de implementatie. Exporteer de data uit het bronsysteem en maak een kwaliteitsanalyse: hoeveel objecten zijn compleet? Welke velden zijn inconsistent? Waar zitten dubbelingen? Dit geeft een realistisch beeld van de benodigde opschoning.

Stel vervolgens een datamapping op die elk relevant veld uit het bronsysteem koppelt aan het corresponderende veld in het nieuwe systeem. Bespreek de mapping met de leverancier van het nieuwe systeem — zij kennen de importvereisten en veelgemaakte fouten. Plan niet-migreerbare data (vrije tekstvelden, bijlagen in verouderde formaten) apart.

Voer minimaal twee proefmigraties uit. De eerste proefmigratie toont de structurele problemen: ontbrekende verplichte velden, karaktercodering, datumformaten. De tweede proefmigratie valideert de oplossingen. Betrek key users bij de controle: zij herkennen inhoudelijke fouten die technische validatie mist. Plan de cutover in een rustige periode en houd het oude systeem minimaal drie maanden beschikbaar als naslagomgeving.