Meervoudig onderhands aanbesteden van FM-diensten

Nederlandse context

De Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit regelen de meervoudig onderhandse procedure. De Gids Proportionaliteit adviseert om bij opdrachten boven circa 50.000 euro minimaal drie en bij voorkeur vijf leveranciers uit te nodigen. Veel gemeenten en provincies hanteren eigen drempelbedragen en inkoopbeleid dat aanvullende regels stelt. PIANOo biedt modeluitvragen voor meervoudig onderhandse FM-aanbestedingen. Het leidende beginsel is gelijke behandeling: alle uitgenodigde partijen krijgen dezelfde informatie en dezelfde termijnen.

Kernbegrippen

Meervoudig onderhands

Aanbestedingsprocedure waarbij de opdrachtgever een beperkt aantal leveranciers uitnodigt om een aanbieding te doen; niet openbaar gepubliceerd.

Gids Proportionaliteit

Wettelijk voorgeschreven richtsnoer dat waarborgt dat eisen en criteria in verhouding staan tot de omvang en aard van de opdracht.

Gelijke behandeling

Beginsel dat alle uitgenodigde leveranciers dezelfde kansen, informatie en termijnen krijgen.

Objectieve selectie

De verplichting om de keuze voor uitgenodigde leveranciers te baseren op objectieve en non-discriminatoire criteria.

Nota van inlichtingen

Document waarin vragen van uitgenodigde leveranciers worden beantwoord en aan alle deelnemers worden verspreid.

Wat de wet vereist

U bent verplicht om meerdere leveranciers uit te nodigen en hen gelijk te behandelen. Het minimumaantal is niet wettelijk vastgelegd, maar de Gids Proportionaliteit adviseert minimaal drie partijen voor opdrachten tot circa 150.000 euro en vijf partijen daarboven. De selectie van uit te nodigen leveranciers moet objectief zijn: leg vast op basis van welke criteria u partijen kiest.

Stel een heldere uitvraag op met de specificaties, de selectie- en gunningscriteria, de planning en de beoordelingsmethodiek. Stuur de uitvraag gelijktijdig aan alle uitgenodigde partijen. Beantwoord vragen via een nota van inlichtingen die u aan alle deelnemers verstuurt. Beoordeel de aanbiedingen aan de hand van de vooraf vastgestelde criteria.

Hoewel de procedure lichter is dan een Europese aanbesteding, gelden de beginselen van transparantie en non-discriminatie onverkort. Motiveer de gunningsbeslissing schriftelijk en informeer afgewezen partijen. Een zorgvuldig uitgevoerde meervoudig onderhandse procedure beschermt u tegen juridische geschillen en levert een beter resultaat op dan ad-hoc inkoop.