Open book calculatie in FM-contracten

Nederlandse context

Open book is in Nederland gangbaar bij geïntegreerde FM-contracten en bij DBFMO-constructies in de utiliteitsbouw. De NEN-EN 15221-4 biedt een kostenindeling die als basis voor open book rapportage kan dienen. Branchevereniging OSB (Ondernemersvereniging Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten) pleit voor transparante calculatie als instrument tegen onverantwoord lage prijzen in de schoonmaaksector. Het risico van schijntransparantie (geconstrueerde boeken) wordt in de vakliteratuur regelmatig benoemd.

Kernbegrippen

Open book

Contractmodel waarbij de leverancier zijn volledige kostenopbouw deelt met de opdrachtgever en de marge apart zichtbaar maakt.

Kostprijsopbouw

De uitsplitsing van de contractprijs in directe kosten (loon, materiaal), indirecte kosten (overhead, management) en marge.

Target cost

Een vooraf afgesproken streefkostprijs; besparingen ten opzichte van de target worden gedeeld tussen opdrachtgever en leverancier.

Gainsharing

Verdeling van gerealiseerde besparingen of efficiëntiewinsten tussen opdrachtgever en leverancier volgens een vooraf afgesproken verdeelsleutel.

Auditrecht

Contractueel recht van de opdrachtgever om de boeken van de leverancier te controleren of te laten controleren door een onafhankelijke accountant.

Toepassing in de praktijk

Open book werkt het best bij contracten met een omvang vanaf circa 500.000 euro per jaar en een looptijd van minimaal drie jaar. Bij kleinere contracten wegen de administratieve lasten niet op tegen de voordelen. Het model vergt wederzijds vertrouwen: de leverancier toont zijn boeken, de opdrachtgever gebruikt die informatie niet om de marge onredelijk te drukken.

Stel bij contractsluiting een kostprijsmodel op met alle kostenposten: loonkosten per functie (inclusief cao-verhoging), materiaalkosten, overhead, winst en risico-opslag. Spreek af hoe kostenstijgingen worden verwerkt: via indexering of via herberekening. Leg een auditrecht vast dat de opdrachtgever recht geeft op periodieke controle van de boeken.

Combineer open book met een gainsharing-mechanisme om de leverancier te motiveren tot efficiëntie. Als de werkelijke kosten onder de target cost uitkomen, deelt de leverancier mee in de besparing. Dit voorkomt dat open book leidt tot een prikkel om kosten te maximaliseren. Evalueer het kostprijsmodel jaarlijks en pas het aan op basis van werkelijke cijfers.