Thuiswerkvergoeding: fiscale regels en FM-rol

Nederlandse context

De thuiswerkvergoeding is vastgelegd in de Wet op de loonbelasting en wordt jaarlijks geïndexeerd. Per 2026 bedraagt de onbelaste vergoeding maximaal 2,40 euro per thuiswerkdag. De vergoeding kan niet worden gecombineerd met de reiskostenvergoeding voor dezelfde dag. De Belastingdienst heeft de regeling uitgewerkt in het Handboek Loonheffingen. De werkgever mag kiezen voor een vaste vergoeding op basis van het verwachte thuiswerkpatroon.

Kernbegrippen

Gerichte vrijstelling

Fiscale regeling waarmee een werkgever kosten onbelast kan vergoeden zonder dat het ten laste van de vrije ruimte gaat.

Vrije ruimte WKR

Percentage van de loonsom dat de werkgever mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

Thuiswerkdag

Dag waarop de werknemer niet naar de vaste werkplek reist en thuis of elders werkt.

Arbovoorziening

Hulpmiddel ter verbetering van arbeidsomstandigheden, onbelast te verstrekken onder de gerichte vrijstelling.

Wat de wet vereist

U mag per thuiswerkdag een vast bedrag onbelast vergoeden. De hoogte wordt jaarlijks door het ministerie van Financiën vastgesteld. De vergoeding is bedoeld voor extra huishoudelijke kosten: energie, verwarming, water, koffie en slijtage van meubilair. Reiskosten en thuiswerkvergoeding mogen niet op dezelfde dag worden toegekend.

Daarnaast kunt u als werkgever arbovoorzieningen onbelast verstrekken of vergoeden via de gerichte vrijstelling voor arbokosten. Denk aan een bureaustoel, beeldscherm, toetsenbord en muis. Voorwaarde is dat de voorziening samenhangt met het arbobeleid en is opgenomen in de RI&E.

Voor facilitair management heeft dit twee gevolgen. Ten eerste moet u samen met HR bepalen welke thuiswerkmiddelen worden verstrekt, vergoed of in bruikleen gegeven. Ten tweede moet u een registratiesysteem opzetten of aansluiten bij HR-systemen om bij te houden wie welke voorziening heeft ontvangen. Bij uitdiensttreding worden verstrekte middelen teruggevorderd of afgeboekt.