Sanitaire inkoop en aanbesteding

Nederlandse context

Bij publieke organisaties valt sanitaire inkoop boven de drempelwaarde onder de Aanbestedingswet 2012. PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) biedt richtlijnen voor de inkoop van facilitaire diensten. De branchevereniging OSB publiceert marktinformatie over tarieven en kwaliteitsniveaus in de schoonmaak- en sanitaire sector.

Kernbegrippen

Perceel

Afgebakend onderdeel van een aanbesteding, bijvoorbeeld sanitaire producten apart van schoonmaakdiensten.

EMVI

Economisch Meest Voordelige Inschrijving, gunningscriterium dat naast prijs ook kwaliteit, duurzaamheid en social return meeweegt.

Raamovereenkomst

Meerjarige overeenkomst die voorwaarden en tarieven vastlegt waarbinnen individuele bestellingen worden geplaatst.

Marktconsultatie

Voorafgaand aan de aanbesteding georganiseerd gesprek met potentiële leveranciers om de markt en mogelijkheden te verkennen.

Toepassing in de praktijk

Bepaal eerst of je sanitaire diensten apart inkoopt of als onderdeel van het totale schoonmaakcontract. Aparte inkoop geeft meer grip op kwaliteit en kosten, maar vergroot de contractbeheerlast. Bij organisaties met meer dan vijf locaties is een apart sanitair perceel vaak de moeite waard.

Voer een marktconsultatie uit voordat je de aanbesteding start. Nodig drie tot vijf leveranciers uit om je huidige situatie te beoordelen en verbetervoorstellen te doen. Dit geeft inzicht in marktconforme prijzen en innovatieve oplossingen die je anders zou missen.

Stel gunningscriteria op die verder gaan dan prijs. Weeg kwaliteit van producten (absorptie, scheursterkte), duurzaamheid (EU Ecolabel, FSC-papier), logistieke betrouwbaarheid en serviceniveau mee. Gebruik EMVI-criteria met heldere wegingsfactoren zodat leveranciers weten waarop ze beoordeeld worden. Neem referentiebezoeken op als onderdeel van de beoordeling.