Toegangscontrole in multi-tenantgebouwen
In gebouwen met meerdere huurders delen organisaties entrees, liften en parkeergarages, terwijl ze elk hun eigen beveiligingseisen hebben. De toegangscontrolestrategie moet scheiden waar nodig en samenwerken waar mogelijk. De gebouweigenaar, de property manager en de individuele huurders hebben elk een rol.
Nederlandse context
In Nederland zijn multi-tenantgebouwen de norm in kantorenmarkten als de Zuidas, Amstel III en stationslocaties. De verantwoordelijkheidsverdeling wordt vastgelegd in het huurcontract en de bijbehorende demarcatielijst. De NEN 2654-serie beschrijft onderhoudsnormen voor gebouwinstallaties, inclusief beveiligingssystemen. Het gebouwreglement regelt het dagelijks gebruik van gedeelde voorzieningen.
Kernbegrippen
- Demarcatielijst
- Document dat vastlegt welke gebouwonderdelen en installaties onder verantwoordelijkheid van de verhuurder vallen en welke onder de huurder.
- Gedeelde zone
- Ruimtes die door alle huurders worden gebruikt: lobby, liften, trappenhuis, parkeergarage, fietsenstalling.
- Huurderzone
- Het gehuurde vloeroppervlak waar alleen medewerkers en bezoekers van de betreffende huurder toegang toe hebben.
- Building management company
- De organisatie die namens de eigenaar het beheer van de gedeelde gebouwdelen voert, inclusief de basistoegangcontrole.
Aanpak stap voor stap
Start met de demarcatie. Leg helder vast waar de verantwoordelijkheid van de gebouweigenaar eindigt en die van de huurder begint. Typisch beheert de eigenaar de toegang tot gedeelde zones (entree, parkeergarage) en de huurder de toegang tot de eigen verdieping of unit. Zorg dat deze verdeling schriftelijk is vastgelegd, inclusief wie de kosten draagt voor lezers, passen en het beheersysteem.
Kies een toegangssysteem dat multi-tenant ondersteunt. Niet alle systemen kunnen meerdere administraties parallel draaien met gescheiden autorisaties. De gebouweigenaar beheert het masterysteem voor de gedeelde zones, terwijl elke huurder een eigen partitie heeft voor de eigen zones. Passen moeten in beide systemen werken — ofwel via een gedeeld platform, ofwel via multi-applicatiepassen die twee autorisaties bevatten.
De operationele uitdaging zit in het bezoekersbeheer en de calamiteitenprocedures. Een bezoeker moet door de gedeelde entree naar de juiste huurder worden geleid. Bij een ontruiming moeten alle huurders dezelfde procedure volgen en moet het systeem alle deuren vrijgeven. Organiseer minimaal halfjaarlijks een gebouwbrede ontruimingsoefening en stem de procedures af in het gebouwoverleg.
Verwante onderwerpen
Volg het laatste nieuws over dit onderwerp via Toegangscontrole op FM Radar →