Bezetting van vergaderruimtes meten: methoden en data

Nederlandse context

Uit Nederlandse benchmarks blijkt dat vergaderruimtes gemiddeld 35 tot 50 procent van de geboekte tijd daadwerkelijk worden gebruikt. De rest is no-show of te vroeg beëindigd overleg. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat bezettingsmetingen in vergaderruimtes geaggregeerd moeten zijn; individueel herleidbare data vereisen een DPIA. Aanbieders als GoBright en Spacewell bieden combinaties van sensoren en boekingsdata.

Kernbegrippen

Boekingsgraad

Percentage van de beschikbare uren dat een vergaderruimte is gereserveerd in het boekingssysteem.

Werkelijke bezetting

Percentage van de tijd dat een vergaderruimte feitelijk in gebruik is, gemeten met sensoren of observatie.

No-show percentage

Aandeel reserveringen waarbij de ruimte niet wordt gebruikt en niet is geannuleerd.

Bezettingssensor vergaderruimte

Sensor die detecteert of een vergaderruimte in gebruik is, doorgaans via infrarood, radar of CO2-meting.

Ghostbooking

Reservering die uitsluitend is gemaakt om een ruimte te claimen, zonder de intentie om deze volledig te benutten.

Toepassing in de praktijk

De eenvoudigste methode is het vergelijken van boekingsdata met steekproeftellingen. Loop op willekeurige momenten langs vergaderruimtes en noteer of ze daadwerkelijk bezet zijn. Al na twintig steekproeven per ruimte over twee weken ontstaat een betrouwbaar beeld van het no-show percentage.

Voor continue monitoring zijn sensoren de standaard. Een PIR-sensor (passief infrarood) bij de deur detecteert of er mensen aanwezig zijn. CO2-sensoren geven een indicatie van het aantal aanwezigen. De keuze hangt af van het gewenste detailniveau: een PIR-sensor meldt bezet of onbezet, een CO2-sensor schat het aantal personen.

Combineer sensordata met boekingsdata voor het volledige plaatje. Bereken drie KPI's: boekingsgraad, werkelijke bezettingsgraad en no-show percentage. Rapporteer deze per ruimte, per type en per locatie. De data onderbouwen beslissingen: ruimtes met een structureel laag bezettingspercentage worden omgebouwd, ruimtes met een hoge boekingsdruk worden uitgebreid of aangevuld met een no-show beleid dat capaciteit vrijmaakt.