Flexibel vergadermeubilair: strategie en selectie

Nederlandse context

Nederlandse meubilair-leveranciers als Ahrend, Gispen en Lande bieden vergadermeubilair dat is ontworpen voor flexibel gebruik. De NEN-EN 15372 stelt eisen aan meubilair voor openbare en commerciële ruimtes, waaronder vergadertafels. De trend naar activiteit-gebaseerd werken stimuleert de vraag naar multifunctionele vergaderruimtes. Het Rijksvastgoedbedrijf schrijft voor veel rijkskantoren flexibel meubilair voor.

Kernbegrippen

Modulair meubilair

Meubelstukken die in verschillende configuraties kunnen worden samengevoegd of los gebruikt.

Verrijdbare tafel

Tafel op wielen met remmen, eenvoudig te verplaatsen voor wisselende opstellingen.

Opstelling

Specifieke configuratie van meubilair in een ruimte, zoals U-vorm, klasopstelling of eilandopstelling.

Opslaglogistiek

Beheer van de opslag van meubilair dat niet in gebruik is, inclusief ruimtebeslag en bereikbaarheid.

Aanpak stap voor stap

Begin met het inventariseren van de vergaderscenario's. Welke opstellingen worden gevraagd? Een presentatie vraagt een andere indeling dan een workshop of een informeel overleg. Definieer drie tot vier standaardopstellingen per multifunctionele ruimte en maak per opstelling een plattegrond die zichtbaar is in de ruimte of het boekingssysteem.

Selecteer meubilair op vier criteria: gewicht, stapelbaarheid, wielen en duurzaamheid. Tafels moeten licht genoeg zijn om door één persoon te verplaatsen. Stoelen moeten stapelbaar zijn tot minimaal zes hoog. Wielen met remmen voorkomen dat tafels verschuiven tijdens gebruik. En het meubilair moet tegen intensief gebruik: kies massieve constructies en slijtvaste materialen.

Organiseer de logistiek. Als medewerkers zelf mogen omstellen, bied dan duidelijke instructiekaarten per opstelling. Als FM de omstelling doet, plan dan voldoende doorlooptijd tussen vergaderingen — minimaal dertig minuten voor een volledige omstelling. Reserveer opslagruimte voor overtollig meubilair op dezelfde verdieping; als stoelen in de kelder staan, worden ze niet gebruikt.