Volgens een kritische analyse in het CAFM Blog levert CAFM-software vaak meer administratieve last dan efficiëntie. De werkelijke kosten schuilen niet in de licentie, maar in data-opruiming, systeemintegratie, training en doorlopende aanpassingen. Veel projecten stranden doordat organisatorische chaos niet zomaar in software gekopieerd kan worden en gebruikers weerstand tonen tegen ingewikkelde workflows. Voor Nederlandse facility-afdelingen is de les dat succesvolle digitalisering begint met heldere processen en datakwaliteit, niet met de aanschaf van een nieuw systeem.