Catering aanbesteding publieke sector

Nederlandse context

De Aanbestedingswet 2012 regelt alle overheidsinkoopprocedures in Nederland. Voor cateringdiensten geldt de drempel voor sociale en andere specifieke diensten: 750.000 euro (excl. btw) bij Europese aanbestedingen. Onder de drempel gelden interne inkooprichtlijnen. PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) publiceert handreikingen specifiek voor inkoop van cateringdiensten, inclusief modelbestekken.

Kernbegrippen

Aanbestedingswet 2012

De Nederlandse wet die regels stelt voor inkoop door overheden en publiekrechtelijke instellingen, ter implementatie van EU-aanbestedingsrichtlijnen.

Drempelwaarde

Contractwaarde waarboven een Europese aanbesteding verplicht is. Voor sociale diensten (waaronder catering): 750.000 euro.

Programma van eisen (PvE)

Document met alle minimumeisen aan de cateringdienst, van openingstijden tot duurzaamheidscriteria.

EMVI

Economisch Meest Voordelige Inschrijving: gunningscriterium dat naast prijs ook kwaliteit, duurzaamheid en social return weegt.

PIANOo

Het expertisecentrum aanbesteden van het ministerie van EZK, met handreikingen en modelbestekken voor overheidsinkopers.

Social return

Eis dat de opdrachtnemer een percentage van de contractwaarde besteedt aan arbeidsplaatsen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.

Toepassing in de praktijk

Start minimaal negen maanden voor de gewenste ingangsdatum. Een Europese aanbesteding voor catering duurt gemiddeld zes maanden van publicatie tot gunning, plus drie maanden voor mobilisatie door de nieuwe cateraar. Begin met een marktconsultatie: nodig drie tot vijf cateraars uit voor een vrijblijvend gesprek om de haalbaarheid van je wensen te toetsen.

Stel een PvE op met duidelijke minimumeisen en gunningscriteria. Gebruik EMVI als gunningscriterium, met een verdeling van bijvoorbeeld 40% prijs, 30% kwaliteit (menusamenstelling, gasttevredenheid, personeelsbeleid) en 30% duurzaamheid/social return. Neem de MVI-criteria van RVO op als minimumeis op het gewenste ambitieniveau. Gebruik het modelbestek van PIANOo als basis.

Publiceer de aanbesteding op TenderNed. Na ontvangst van de inschrijvingen beoordeelt een team (minimaal drie personen) de aanbiedingen aan de hand van het vooraf vastgestelde beoordelingsmodel. Plan een presentatie of proeverij in als onderdeel van de beoordeling — dit is toegestaan mits je het vooraf in de aanbestedingsdocumenten opneemt. Sluit af met een standstill-termijn van twintig dagen alvorens te gunnen.