Volgens een praktijkgerichte gids benadrukt de bron dat de keuze tussen lean CAFM-tools en uitgebreide IWMS-platforms niet alleen afhangt van de featurelijst, maar vooral van integratiemogelijkheden met SAP, BIM en IoT. De totale aanschafkosten (TCO) worden vaak ondergewaardeerd door verborgen kosten voor datamigratie, middleware en configuratie. Voor Nederlandse facility-afdelingen is de les dat voor korte-termijn operationele verbeteringen vaak een gespecialiseerde tool volstaat, terwijl strategische portefeuilleoptimalisatie een IWMS-architectuur vereist mits de datakwaliteit en integraties haalbaar zijn.