Het vervangen van een CAFM-systeem wordt vaak overschat als een simpele softwarewissel, maar de praktijk toont aan dat het vooral een ingrijpende organisatieverandering is. Volgens het CAFM Blog ligt de grootste uitdaging in het migreren van verouderde data, het opsporen van dubbele entries en het doorbreken van verouderde workflows voordat de nieuwe omgeving live gaat. De werkelijke kosten bestaan niet alleen uit licenties, maar ook uit implementatie, training, interface-ontwikkeling en politieke weerstand tijdens het traject. Deze inzichten zijn ook voor Nederlandse facility-afdelingen relevant, omdat een gefundeerde data- en procesanalyse de succeskans van elke CAFM-implementatie aanzienlijk vergroot.