Volgens de CAFM Blog is een IWMS pas economisch en operationeel zinvol wanneer de voordelen van genetworkte data en processtandarisatie opwegen tegen de hogere inkoop- en implementatiekosten. Het systeem leent zich met name voor organisaties met meerdere locaties, actieve ruimteplanning, duurzaamheidsdoelstellingen en noodzaak tot integratie met HR, ERP of BMS. Voor puur operationeel onderhoud zonder uitgebreide koppelingen blijft een CAFM vaak de kostenefficiëntere start. Ook voor Nederlandse facility-afdelingen is de afweging direct relevant, zeker in combinatie met de huidige focus op hybride werken, energiedoelstellingen en ERP-integraties. Belangrijk is dat beslissingen worden voorafgegaan door een heldere governance, schone masterdata en een gefaseerde pilot.